Переход на поэкземплярный учет: как подготовить бизнес к законодательным изменениям?

В условиях рыночной экономики и производителям, и потребителям необходима четкая система, которая обеспечит прозрачность и безопасность сделок. Одним из элементов такой сложной и многогранной системы стал поэкземплярный учет и вывод товаров из оборота.

Поэкземплярный учет (ПЭУ) — механизм контроля, который позволяет четко отследить движение каждой единицы товара в рыночном поле. Осуществляется этот механизм при помощи цифровой маркировки продукции уникальными кодами Data Matrix в системе «Честный знак».

Введение поэкземплярного учета позволяет:

• лучше контролировать движение каждой единицы товара на любом этапе — от производства до вывода из оборота после получения продукта конечным потребителем;

• бороться с фальсификациями и поделками;

• упростить процессы контроля сроков поставок и качества продукции;

• автоматизировать отчетность и аналитику;

• повысить доверие потребителей к продукции брендов;

• сделать рыночные отношения в целом более прозрачными, безопасными и эффективными. 

Что же нужно знать о поэкземплярном учете в 2025 году? Остановимся на этом подробнее. 

Какие изменения ждет рынок маркируемых товаров?

Переход на поэкземплярный учет товаров требует от производителей серьезной перестройки бизнес-процессов. Чтобы сделать его более плавным, в 2022 году в рамках системы «Честный знак» начал вводиться объемно-сортовой учет (ОСУ) для разных категорий продукции.  Производители в таких нишах, как БАДы и антисептики, используют ОСУ с 1 мая 2024 года. 

В рамках этой системы производители должны вносить данные в систему маркировки, используя электронный документооборот (ЭДО). Контрагентам, реализующим товар, направляется универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет сразу несколько первичных документов бухгалтерского учета:

• счет-фактуру;

• акт о приемке выполненных работ;

• товарную накладную (ТОРГ-12);

• акт передачи или другой первичный документ, который подтверждает передачу товаров или оказание услуг. В зависимости от ситуации, УПД может заменить и другие первичные документы. 

Вот как реализуется процесс поэкземплярного учета: 

• На каждую упаковку единицы продукта производитель наносит уникальный код маркировки.

• При любом перемещении товара принимающая сторона сканирует эти коды и заносит полученные сведения в систему учета. 

• В системе учета легко отслеживается весь путь товара от производства до конечного потребителя. 

• Система автоматически формирует аналитику, которую можно использовать при анализе бизнес-процессов. 

Для разных категорий товаров сроки введения поэкземплярного учета различны: 

Какая разница между объемно-сортовым и поэкземплярным учетом?

Хотя объемно-сортовой учет товаров и является промежуточным инструментом, призванным упростить переход производителей к поэкземплярному учёту, различия между этими двумя системами весьма существенны. 

При объемно-сортовом учете в систему заносится общее количество маркированных единиц продукции одной категории, при этом каждый отдельный товар не маркируется. Бумажные документы полностью заменяются УПД, который передается в системе ЭДО. 

При поэкземплярном учете БАД и другой продукции каждая единица маркируется отдельно. Это обеспечивает максимальную прозрачность процесса, так как такой подход позволяет отследить движение каждого товара.

Рассмотрим подробнее изменения, которые ждут производителей и продавцов при переходе на ПОУ. 

Изменения в логистике

Ранее производители могли отправлять на одной машине товар разным контрагентам. Оставалась такая возможность и при работе в системе объемно-сортового учета. Однако при переходе на поэкземплярный вариант сделать это будет сложнее из-за  необходимости учитывать, какие именно позиции предназначены тому или иному получателю. 

Если УПД создается заранее, на складе производителя формируют партии отдельно для каждого контрагента, при этом работники склада должны найти товары с кодами, указанными в УПД, а это может занять много времени. Другая проблема — недогруз транспорта до 50%, если получателям необходимо доставлять продукцию небольшими партиями. В результате логистические затраты возрастают.

Чтобы решить проблему, можно использовать один из двух подходов: вэнселлинг или агрегацию кодов.

Вэнселлинг 

Это такая схема работы, при которой УПД сразу не заполняется полностью. Менеджер создает в программе ЭДО шаблон, который водитель заполняет для каждого контрагента в мобильном приложении, установленном на терминале сбора данных. В этом случае работникам склада не придется подбирать товар по кодам для конкретного контрагента. Водитель самостоятельно сканирует каждую маркировку, заносит сведения в шаблоны УПД. 

Получатели сканируют коды и принимают товар. Загрузка при таком подходе будет проходить быстрее, расходы на логистику сокращаются, однако на водителя ложатся дополнительные обязанности. Он должен самостоятельно сортировать единицы продукции по кодам и заполнять УПД. При этом важно не перепутать упаковки для разных продавцов. В противном случае коды, принятые по УПД, и фактические будут различаться, поэтому система «Честный знак» заблокирует попытку пробить чек на кассе. Использовать вэнселлинг не всегда удобно, а иногда просто невозможно.  

Агрегация

Чтобы ускорить загрузку транспорта, приемку и учет товаров, используют агрегацию, которая предполагает маркировку транспортных упаковок. 

На крупных производственных предприятиях агрегацию проводят автоматически. Непосредственно на производственной линии генерируются транспортные коды. Автоматизированная система проверяет маркировку каждого отдельного товара в упаковке, а затем создает код, печатает его и наклеивает этикетку. Единицы продукции укомплектовываются в транспортную упаковку (короба, паллеты). Когда программа набирает достаточное количество кодов для комплектации упаковки, она печатает транспортную этикетку с агрегированным кодом, в котором зашифрованы коды товаров, находящихся в таре. 

На небольших производствах агрегацию производят на складе вручную с помощью ТДС. Для малых партий используют 2D сканеры штрих-кодов. Транспортные этикетки печатают заранее. Работники на складе сканируют транспортную упаковку, а затем подбирают к ней позиции с подходящими кодами. 

Что такое поэкземплярный вывод из оборота и зачем он нужен?

Помимо маркировки каждой единицы продукции, «Честный знак» предусматривает также поэкземплярный вывод из оборота. В системе должна быть отражена информация не только о маркировке каждого товара, но и о причине его вывода из оборота. Это может быть:

• продажа;

• утилизация;

• возврат;

• выбраковка. 

На основе этих данных система «Честный знак» формирует отчеты, доступные всем участникам цепочки поставок. 

Поэкземплярный вывод товаров из оборота позволяет: 

• лучше контролировать движение товара на протяжении всей цепочки продаж, тем самым предотвращая нелегальный оборот продукции и появление подделок;

• снизить риск для конечного потребителя получить некачественный или просроченный продукт;

• сделать информацию о товарах доступной для всех участников цепочки продаж, что делает рынок более прозрачным;

• автоматизировать отчетность и тем самым освободить участников процесса от части рутинной административной работы. 

Система поэкземплярного вывода товаров из оборота также вводится в разные сроки для различных категорий продукции. Для некоторых она уже обязательна: 

• с 1 марта 2024 года она действует для БАДов и антисептиков;

• с 1 июня 2024 года — для пива;

• с 1 сентября 2024 года — для кресел-колясок и медицинских изделий;

• с 1 апреля 2025 года — для икры. 

В дальнейшем требование поэкземплярного вывода из оборота будет распространяться и на другие группы товаров. 

Почему нельзя уклоняться от маркировки товаров?

Законом не предусмотрены какие-либо меры наказания, если компания не перейдет на поэкземплярный учет. А вот если не передать сведения о каждом товаре в систему «Честный знак», штрафа не избежать. Он составит:

• для должностных лиц — от 1 до 10 тыс. рублей;

• для юридических лиц — от 50 до 100 тыс. рублей.

Но если у каждой единицы продукции нет индивидуального кода или он не указан в универсальном передаточном документе, данные в систему не поступят. 

Сведения должны быть внесены в систему не позднее, чем через три дня после передачи продукции контрагенту, продажи или списания. В противном случае предусмотрены аналогичные штрафы. 

Продавцы также не смогут торговать немаркированными товарами, если они относятся к одной из категорий, подлежащих поштучному учету. За нарушение продавцу грозит штраф от 5 тыс. до 1 млн рублей в зависимости от проданного объема, а при продаже особо крупной оптовой партии  — лишение свободы сроком до 5 лет. Таким образом, обойтись без поэкземплярной маркировки не получится.